Beim Sortieren von Unterlagen in Nachlässen lohnt es sich, die Fünf-Stapel-Methode anzuwenden. Dafür fünf Zettel entsprechend beschriften und auf dem Tisch oder Boden auslegen und anfangen zu sortieren. Oder man packt gleich alles in Kartons oder Boxen.
Stapel 1: Behalten
Hierzu gehören alle Unterlagen und Gegenstände, die für die Familiengeschichte eine Rolle spielen:
- Urkunden aller Art (Geburts- und Sterbeurkunden, Heiratsurkunden etc.)
- Familienbücher
- Kirchliche Bescheinigungen wie Tauf-, Kommunion- oder Konfirmationsbestätigungen
- Militärische Bescheinigungen wie Wehrpässe
- Bescheinigungen/Zeugnisse über Ausbildung und Arbeit
- Fotoalben und lose Fotos
- Briefe und Postkarten
- private Adress- und Telefonverzeichnisse
- Tagebücher
- Reisejournale
- (handgeschriebene) Kochrezept-Sammlungen
Stapel 2: Weitergeben an Verwandte oder Freunde
Der beste Weg, die Sachen des Verstorbenen «in Ehren» zu halten und gleichzeitig anderen eine Freude zu machen. Eine Sportausrüstung kann man an Vereinskollegen weitergeben, über die Klassik-CDs freut sich bestimmt die Nachbarin und trägt die Schwägerin nicht gerne Seidentücher? Dann ist sie vielleicht dankbare Abnehmerin der Erbstücke.
Stapel 3: Spenden
Viele Wohltätigkeitsorganisationen freuen sich über Spenden. Dennoch sollte man die Gegenstände, die man spenden möchte, einem prüfenden Blick unterziehen. Kaputtes, Schmutziges oder völlig aus der Mode Gekommenes möchte niemand haben und wird häufig auch von den Organisationen nicht mehr angenommen.
Stapel 4: Verkaufen
Was man nicht selbst behalten möchte, lässt sich oft noch bei Ebay verkaufen. Für größere Gegenstände, wie zum Beispiel Möbel, bieten sich Ebay Kleinanzeigen oder der Kleinanzeigenteil der Tageszeitung an, da dort Käufer aus der näheren Umgebung angesprochen werden. Sie können die Sachen abholen, das ist einfacher als ein Versand. Bei teureren Möbel lohnt es sich, von verschiedenen Antiquitätenhändlern Angebote einzuholen.
Stapel 5: Wegwerfen
Gerade die Nachkriegsgeneration ist eine Meisterin im Aufheben. Nach der entbehrungsreichen Kriegszeit ist das nicht verwunderlich. Doch was sich nach dem Motto „Das kann man ja nochmal brauchen“ in Küchenschränken und Schreibtischschubladen ansammelt, macht uns später Geborene doch manchmal sprachlos. Meine Großmutter hob beispielsweise in der Schublade des Küchentisches diese kleinen goldenen Verschlüsse aus Draht und Papier auf, wie sie an Brottüten angebracht sind. Nicht drei oder vier sondern tütenweise warteten sie auf ihre (nie stattfindende) Wiederverwendung.
In die gleiche Kategorie fallen
- Reiseprospekte
- alte Zeitungen und Illustrierte (im Internetarchiven abrufbar, es sei denn, die Zeitungen sind so alt, dass sie schon wieder historischen Wert haben oder aber mit besonderen Ereignissen der Familiengeschichte verknüpft sind)
- abgelaufene Versicherungspolicen
- alte Rechnungen und Kassenbons
- Gebrauchsanweisungen (können im Internet nachgeschaut werden)
- Bankauszüge, die älter sind als
Rechtliche Bestimmungen
Eine verbindliche rechtliche Vorgabe, wie lange die Unterlagen von Verstorbenen aufzuheben sind, gibt es nicht.
Der Erbe muss allerdings beachten, dass er im Erbfall mit allen Rechten und Pflichten der Rechtsnachfolger des Erblassers wird. Hatte der Verstorbene zum Beispiel zu Lebzeiten ein Unternehmen, dann ist es im Interesse des Erben, Unterlagen, die für die Weiterführung des Unternehmens nicht unmittelbar nach dem Erbfall zu entsorgen. Ansonsten können zum Beispiel Forderungen nicht eingetrieben werden.
Das gleiche gilt auch umgekehrt: Wenn gegen den Erblasser Forderungen bestanden, für die der Nachlass gegebenenfalls aufkommen muss. Auch hier ist es ratsam, relevante Unterlagen solange aufzubewahren, bis die Forderung geklärt ist.